Adjoint∙e exécutive

Située à Repentigny, en banlieue de Montréal, Vigilance Santé développe depuis près de 30 ans des bases de données et des logiciels d’analyse de médicaments dans le but d’aider les professionnel·le·s de la santé et leurs patient·e·s à prendre de meilleures décisions. Au sein de notre équipe de plus de 70 employé·e·s, vous participerez à des défis stimulants dans un environnement de travail dynamique. Votre horaire flexible vous permettra de concilier vos activités professionnelles et votre vie personnelle.

Relevant de la directrice ressources humaines le ou la titulaire du poste d’adjoint·e exécutive collaborera étroitement avec les équipes des technologies, comptabilités, ressources humaines, ventes ainsi que la présidente à l’atteinte des objectifs de la zone affaires. Elle collaborera à l’harmonisation des activités administratives et des communications internes avec l’adjointe de la zone produits et celle de l’équipe vente et marketing.

Responsabilités :

• Assurer le suivi des dossiers en signatures avec les clients intégrateurs en collaboration avec l’équipe de vente.
• Effectuer certaines tâches administratives telles que des analyses, des rapports ponctuels, des comptes de dépenses, approbation feuilles de temps, etc.
• Gérer les boîtes courriel et organiser l'agenda des rendez-vous et réunions.
• Coordonner la logistique de certaines réunions, préparer et partager les pièces justificatives nécessaires avant et après les rencontres et prendre les minutes.
• Produire et optimiser le contenu des rapports, textes, tableaux et présentations pour l’équipe de la zone affaires.
• Effectuer la création de documents (lettres, documents de présentation, tableaux de suivi, etc.).
• Préparer et envoyer des mémos, des courriels, et des communications plus exhaustives.
• Assister l’équipe dans le suivi et l’avancement des projets.
• S'assurer que les employés de l’équipe disposent d'un espace de travail, d'outils et d'accès logiciels appropriés.
• Accueillir les visiteurs et réceptionner les livraisons au bureau.
• Développer des communications adaptées aux employés ou fournisseurs afin de faire redescendre les informations pertinentes à leurs besoins.
• Connaitre et utiliser les ressources disponibles dans l'entreprise et contribuer à créer un esprit de collaboration avec tous les services.
• Collaborer étroitement avec les adjointes de l’entreprise afin de favoriser une bonne communication et le partage de bonnes pratiques.

Exigences :

• Posséder un AEC ou DEP en bureautique.
• Bilinguisme français et anglais, à l’oral et à l’écrit.
• Avoir un penchant et une facilité à maitriser l’utilisation de différents outils technologiques.
• Minimum de 3 ans d’expérience pertinente.
• Bonne maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office.
• Connaissance de HubSpot (atout).
• Connaissance de Jira, Confluence, Concur (atout).

Nous vous remercions de votre intérêt pour Vigilance Santé. Notez toutefois que nous ne communiquerons qu’avec les candidat·e·s retenu·e·s pour une entrevue.